Es handelt sich um eine unbefristet zu besetzende Stelle mit einer durchschnittlichen regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit von 30 bis 39 Stunden (je nach Verfügbarkeit der Bewerbenden), welche nach Entgeltgruppe 8 TVöD bzw. nach Besoldungsgruppe A 7/ A 8 LBesG NRW bewertet ist. Die Stelle ist aufgrund zwingender dienstlicher Belange nicht teilbar. Dienstort ist die Stadt Aachen.

Aufgabenschwerpunkte:

• zentrale Sekretariatsaufgaben, insbesondere
  
  • Telefondienst
  • Erledigung des Schriftverkehrs nach Anweisung der stellvertretenden Amtsleitung und verschiedenen Arbeitsgruppenleitungen
    
  • Terminkoordination (insbesondere für die stellvertretende Amtsleitung)
    
  • Rechnungsbearbeitung (Rechnungsworkflow - RWF)
    
  • Beschaffung von Büromaterial
    
• Sachbearbeitung in den Zentralen Aufgaben
  
  • Zeitexpert_in FIORI für alle Geschäftsbereiche des A 51 außer KiTas
  • Koordination und Beantwortung interner und externer Anfragen
    
  • Vertragsangelegenheiten der amtseigenen Kraftfahrzeuge
    
  • Unterstützung bei der Vorbereitung des Kinder- und Jugendhilfeausschusses
    
  • Unterstützung der Mitarbeitenden in den Zentralen Aufgaben, je nach Anforderung des Tagesgeschäftes
    
• Sachbearbeitung für andere Geschäftsbereiche des Amtes, z.B.
  
  • Nachverfolgung der Früherkennungsuntersuchungen (für den Bereich Frühe Hilfen)
  • Unterstützung bei der Auszahlung von Klassenfahrtszuschüssen
    
• Vertretung der Assistenz der Amtsleitung
  

Anforderungen:

• abgeschlossener Vorbereitungsdienst der Laufbahngruppe 1, 2. Einstiegsamt (abgeschlossene Ausbildung im mittleren nichttechnischen Verwaltungsdienst) oder erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zum_zur Verwaltungsfachangestellten bzw. erfolgreicheTeilnahme an einem Verwaltungslehrgang I
  
• alternativ können Bewerber_innen zugelassen werden, die nicht über eine der vorgenannten Ausbildungen verfügen, jedoch eine Ausbildung zum_zur Rechtsanwaltsfachangestellten, Notarfachangestellten, Justizfachangestellten oder Sozialversicherungsfachangestellten erfolgreich abgeschlossen haben
  
• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
  
• Fähigkeit, sich selbstständig schnell in die betrieblichen Abläufe des Amtes und der Städteregionsverwaltung einzuarbeiten
  
• sehr gute Umgangsformen, freundliches Auftreten
  
• Teamfähigkeit
• Belastbarkeit und Flexibilität
• gute PC-Kenntnisse (allgemeine Office-Anwendungen)
  
• persönliche Eignung gemäß § 72a SGB VIII
  
• interkulturelle Kompetenz
  

Die Stelle ist das Richtige für Sie, wenn Sie:

• gerne in einer sehr lebendigen Umgebung arbeiten und es nicht übelnehmen, wenn Ihre Tagesplanung wegen eines Prioritätenwechsels auch einmal komplett verändert wird;
  
• ein kommunikativer und offener Mensch sind, für den das Glas eher halb voll als halb leer ist;
  
• Ihren Mitmenschen mit Verständnis, Geduld und Humor begegnen;
  
• Spaß daran haben, Ihre Flexibilität und Lernbereitschaft unter Beweis zu stellen;
  
• sich der Wichtigkeit einer positiven Außendarstellung der StädteRegion bewusst sind und Ihren Teil dazu beitragen möchten.
  

Die StädteRegion Aachen ist ein innovativer Gemeindeverband im Dreiländereck Belgien, Niederlande und Deutschland. Zehn Städte und Gemeinden haben ihre regional bedeutsamen Aufgaben in dieser leistungsorientierten und mitarbeiterfreundlichen Verwaltung gebündelt. Gleitende Arbeitszeiten, ein eigener Betriebskindergarten, ein Familienservice, das kostengünstige Jobticket sowie ausgezeichnete Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten prägen die Arbeit der über 2.200 Mitarbeitenden, die sich um das Wohl von insgesamt etwa 555.000 Menschen kümmern.

Die StädteRegion Aachen fördert aktiv die Gleichstellung aller Mitarbeitenden. Sie strebt an, dass sich die gesellschaftliche Vielfalt der Region auch bei den Beschäftigten widerspiegelt und begrüßt deshalb Bewerbungen von Personen, unabhängig von kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität. Im Interesse der Frauenförderung werden Frauen ausdrücklich zur Bewerbung ermutigt. Behinderte Menschen werden ebenfalls gebeten, sich zu bewerben.

Bei Interesse bewerben Sie sich bitte online bis zum 18.06.2023 und fügen Ihrer schriftlichen Bewerbung Lebenslauf, Zeugnisabschriften und lückenlose Tätigkeitsnachweise bei.

Für Fragen zum Aufgabengebiet steht Ihnen innerhalb der Ausschreibungsfrist die zuständige Arbeitsgruppenleiterin und stellvertretende Amtsleiterin, Frau Beckmann (Tel. 0241/ 5198 - 2149), gerne zur Verfügung.


Sollten Sie Bewerbungsunterlagen postalisch zusenden und eine spätere Rücksendung wünschen, werden Sie gebeten, einen ausreichend frankierten Rückumschlag beizufügen. Ohne diesen kann eine Rücksendung aus Gründen der Kostenersparnis nicht erfolgen. Es wird zugesagt, dass die nicht zurückgesandten Bewerbungsunterlagen datenschutzkonform vernichtet werden.

Kosten, die im Zusammenhang mit der Bewerbung entstehen, werden nicht erstattet.