Die

StädteRegion Aachen

sucht

zum nächstmöglichen Zeitpunkt

für das

A 43/ Bildungsbüro


eine


Amtsleitungsassistenz (m/w/d).

Es handelt sich um eine zunächst befristet bis zum 31.12.2023 zu besetzende Teilzeitstelle mit einem Beschäftigungsumfang von 50 % (entspricht derzeit einer durchschnittlichen regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit von 19,5 Stunden), welche nach Entgeltgruppe 7 / 8 TVöD bzw. nach Besoldungsgruppe A 7 LBesG NRW bewertet ist. Die Eingruppierung erfolgt in Abhängigkeit der persönlichen Voraussetzungen. Dienstort ist die Stadt Aachen.

Aufgabenschwerpunkte:

  • administrative Unterstützung (Assistenz) der Amtsleitung des A 43/ Bildungsbüro, insbesondere

    • Terminüberwachung  / Terminkoordination für die Amtsleitung sowie allgemeine Schreibarbeiten und Telefondienste
    • organisatorische Arbeiten im Bereich der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Sitzungen, Besprechungen etc. sowie allgemeine organisatorische Tätigkeiten
    • Führung des amts- bzw. verwaltungsinternen Schriftverkehrs sowie der damit zusammenhängenden kommunikativen Abstimmungen, z. B. Erstellung von Vermerken, Mitteilungen und Dokumentation von hausinternen Absprachen

    • Tätigkeiten im Bereich der technisch unterstützten Verarbeitungen von Mitteilungs- bzw. Entscheidungsvorlagen sowie Verarbeitung der getroffenen Entscheidungen mit dem System "Allris"
  • administrative unterstützende und begleitende Tätigkeiten für das A 43/ Bildungsbüro, z. B.

    • innerhalb des Bereichs "Veranstaltungsmanagement" (Organisation, Begleitung, Vorbereitung, Dokumentation etc.)
    • innerhalb des Bereichs "Mitwirkung und Unterstützung bei der Durchführung von Bildungsprojekten" (Organisation, Begleitung und Vorbereitung, Koordination, Evaluation)
  • weitere "allgemeine Verwaltungstätigkeiten" (z. B. allgemeine Postsachbearbeitung, Sachbearbeitung im Bereich der finanztechnischen Haushaltsführung, begleitende Arbeiten in Bezug auf die Anordnung und Abrechnung von Dienstreisen und Dienstgängen etc.)

Anforderungen:
  • erfolgreich abgeschlossener Vorbereitungsdienst der Laufbahngruppe 1, zweites Einstiegsamt  oder erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur_zum Verwaltungsfachangestellten bzw. erfolgreicher Abschluss des Verwaltungslehrgangs I oder erfolgreicher Abschluss einer  vergleichbaren Ausbildung (zu den vergleichbaren Ausbildungen gehören ausschließlich folgende Qualifikationen: Notarfachangestellte_r, Justizfachangestellte_r, Rechtsanwaltsfachangestellte_r, Sozialversicherungsfachangestellte_r, Fachangestellte_r für Arbeitsförderung, Kauffrau_Kaufmann für Büromanagement im kommunalen öffentlichen Dienst in Nordrhein-Westfalen

    oder
    alternativ können Bewerber_innen (m/w/d) zugelassen werden, die nicht über eine der vorgenannten Qualifikationen verfügen, jedoch eine mindestens dreijährige Ausbildung in einem anerkannten Ausbildungsberuf erfogreich abgeschlossen haben und über eine mindestens dreijährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Verwaltungstätigkeit (z. B. in einem Sekretariat, in einem Vorzimmer, als Assistenz der Geschäftsführung, etc.) und bereit sind, den Verwaltungslehrgang I verpflichtend zu abolvieren
  • Fähigkeit, strukturiert und mit Geschick organisiert sowie eigenverantwortlich zu arbeiten
  • hohe Auffassungsgabe, gutes Ausdrucksvermögen in Schrift und Sprache sowie entsprechende Kommunikationsfähigkeit

  • hohe Flexibilität in Bezug auf die Arbeitszeit, Belastbarkeit, Engagement und Selbständigkeit und Freude am Umgang mit Menschen sowie Teamfähigkeit

  • sehr gute Kenntnisse in den geläufigen Office-Programmen (Word, Excel, Power-Point sowie Outlook) sowie gute Kenntnisse  im Umgang mit dem Internet

  • Freundlichkeit und interkulturelle Kompetenz

Die StädteRegion Aachen ist ein innovativer Gemeindeverband im Dreiländereck Belgien, Niederlande und Deutschland. Zehn Städte und Gemeinden haben ihre regional bedeutsamen Aufgaben in dieser leistungsorientierten und mitarbeiterfreundlichen Verwaltung gebündelt. Gleitende Arbeitszeiten, ein eigener Betriebskindergarten, einen Familienservice, das kostengünstige Jobticket sowie ausgezeichnete Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten prägen die Arbeit der über 2.200 Mitarbeitenden, die sich um das Wohl von insgesamt etwa 555.000 Menschen kümmern.

Die StädteRegion Aachen fördert aktiv die Gleichstellung aller Mitarbeitenden. Sie strebt an, dass sich die gesellschaftliche Vielfalt der Region auch bei den Beschäftigten widerspiegelt und begrüßt deshalb Bewerbungen von Personen, unabhängig von kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität. Im Interesse der Frauenförderung werden Frauen ausdrücklich zur Bewerbung ermutigt. Behinderte Menschen werden ebenfalls gebeten, sich zu bewerben.

Bei Interesse bewerben Sie sich bitte online bis zum 02.11.2021 und fügen Ihrer schriftlichen Bewerbung Lebenslauf, Zeugnisabschriften und lückenlose Tätigkeitsnachweise bei.

Für Fragen zum Aufgabengebiet steht Ihnen innerhalb der Ausschreibungsfrist der zuständige Amtsleiter, Herr Dr. Sascha Derichs,   (Tel. 0241/ 5198 - 4309, gerne zur Verfügung.


Städteregionsrat der StädteRegion Aachen
A 10 – Zentrale Dienste
Kennwort: A 43 - 230
52090 Aachen


Sollten Sie Bewerbungsunterlagen postalisch zusenden und eine spätere Rücksendung wünschen, werden Sie gebeten, einen ausreichend frankierten Rückumschlag beizufügen. Ohne diesen kann eine Rücksendung aus Gründen der Kostenersparnis nicht erfolgen. Es wird zugesagt, dass die nicht zurückgesandten Bewerbungsunterlagen datenschutzkonform vernichtet werden.

Kosten, die im Zusammenhang mit der Bewerbung entstehen, werden nicht erstattet.


Zurück zur Übersicht Online-Bewerbung