Es handelt sich um eine unbefristet zu besetzende Teilzeitstelle (Assistenz der Amtsleitung) mit einer durchschnittlichen regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit von 19,5 Stunden, welche nach Entgeltgruppe 8 TVöD bzw. nach Besoldungsgruppe A 7/A 8 LBesG NRW bewertet ist. Bis zum 15.08.2024 besteht die Option, die Arbeitszeit auf Vollzeit zu erhöhen und zusätzlich die Aufgaben der Verwaltungsassistenz für das Projekt KIM zu übernehmen. Dienstort ist die Stadt Aachen.

Aufgabenschwerpunkte im Bereich Assistenz der Amtsleitung:

• Administrative Unterstützung der Amtsleitung
• Vor- und Nachbereitung von Unterlagen für Sitzungen, Besprechungen; ggf. Protokollführung und Erstellung von Präsentationen nach entsprechenden Vorgaben
• Terminorganisation, -koordination und -management
• Koordination der Posteingänge und -ausgänge sowie der Wiedervorlage
• Sicherstellung der telefonischen Ansprechbarkeit, Telefondienstleistungen allgemeine Büroorganisation
• Büromaterialbestellung und Verwaltung des Büromaterials
• Zeitexpert_in für das Amt
• Raumplanung und Raumreservierung
• Überwachung der Urlaubspläne
  

Aufgabenschwerpunkte im Bereich Verwaltungsassistenz für das Projekt KIM:

• Sachbearbeitung für das Projekt „Kommunales Integrationsmanagement NRW“
• Administrative Abwicklung von Projekt- und Fördermittelangelegenheiten (Rechnungswesen, Controlling etc.)
• Büroorganisation für die KIM-Koordination (Terminkoordination, Führen der Wiedervorlage, Verfassen von Schreiben, Beantwortung telefonischer Anfragen etc. )
• Planung, Organisation und Durchführung von internen und externen Veranstaltungen
• Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen und Informationsmaterial zum KIM
  

Anforderungen:

• abgeschlossene Ausbildung zu_r Verwaltungsfachangestellten, abgeschlossener Verwaltungslehrgang I bzw. abgeschlossener Vorbereitungsdienst der Laufbahngruppe 1, 2. Einstiegsamt (ehemals Ausbildung im mittleren nichttechnischen Verwaltungsdienst).
• Fähigkeit, strukturiert und organisiert zu arbeiten
• gute Auffassungsgabe, gutes Ausdrucksvermögen in Schrift und Sprache
  
• Teamfähigkeit
• hohe Flexibilität, Belastbarkeit, Engagement
• Selbstständigkeit
• umfassende PC-Kenntnisse in Word, Excel, Power-Point sowie Outlook
• Freude am Umgang mit Menschen
• kommunikative und diversitätssensible Kompetenz
  

Die StädteRegion Aachen ist ein innovativer Gemeindeverband im Dreiländereck Belgien, Niederlande und Deutschland. Zehn Städte und Gemeinden haben ihre regional bedeutsamen Aufgaben in dieser leistungsorientierten und mitarbeiterfreundlichen Verwaltung gebündelt. Gleitende Arbeitszeiten, ein eigener Betriebskindergarten, einen Familienservice, das kostengünstige Jobticket sowie ausgezeichnete Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten prägen die Arbeit der über 2.200 Mitarbeitenden, die sich um das Wohl von insgesamt etwa 555.000 Menschen kümmern.

Die StädteRegion Aachen fördert aktiv die Gleichstellung aller Mitarbeitenden. Sie strebt an, dass sich die gesellschaftliche Vielfalt der Region auch bei den Beschäftigten widerspiegelt und begrüßt deshalb Bewerbungen von Personen, unabhängig von kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität. Im Interesse der Frauenförderung werden Frauen ausdrücklich zur Bewerbung ermutigt. Behinderte Menschen werden ebenfalls gebeten, sich zu bewerben.

Bei Interesse bewerben Sie sich bitte online bis zum 30.09.2023 und fügen Ihrer schriftlichen Bewerbung Lebenslauf, Zeugnisabschriften und lückenlose Tätigkeitsnachweise bei.

Für Fragen zum Aufgabengebiet steht Ihnen innerhalb der Ausschreibungsfrist der zuständige Amtsleiter, Herr Röder (Tel. 0241 / 5198 - 4600), gerne zur Verfügung.



Sollten Sie Bewerbungsunterlagen postalisch zusenden und eine spätere Rücksendung wünschen, werden Sie gebeten, einen ausreichend frankierten Rückumschlag beizufügen. Ohne diesen kann eine Rücksendung aus Gründen der Kostenersparnis nicht erfolgen. Es wird zugesagt, dass die nicht zurückgesandten Bewerbungsunterlagen datenschutzkonform vernichtet werden.

Kosten, die im Zusammenhang mit der Bewerbung entstehen, werden nicht erstattet.