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Sprung in die Zukunft
Bewirb Dich jetzt als
Assistenz der Amtsleitung
im A 43/ Bildungsbüro und starte zum nächstmöglichen Zeitpunkt.
Du willst bedeutungsvolle Aufgaben leisten und die Zukunft der StädteRegion Aachen gemeinsam mit über 2.500 Mitarbeitenden gestalten?
EG 8 TVöD bzw. A 7/A 8 LBesG NRW
Teilzeit (19,5 Stunden)
Aachen
Bewerbungsschluss: 15.01.2025
Bewerbungsschluss: 15.01.2025
Bewerbungsschluss:
Bewerbungsschluss:
Bewerbungsschluss: 16.06.2024
Bewerbungsschluss: 28.02.2025
Deine Aufgaben
- Unterstützung der Amtsleitung bei administrativen und operativen Aufgaben. Dazu gehören die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Besprechungen, Terminverfolgung und Wiedervorlage, allgemeine Schreibarbeiten, Protokollführung und Telefondienst
- Führen des verwaltungsinternen Schriftverkehrs sowie der damit zusammenhängenden Abstimmungen z. B. Erstellung von Vermerken, Mitteilungen und Dokumentation von hausinternen Absprachen
- Organisatorische Tätigkeiten im Bereich des Veranstaltungs- und Projektmanagements und Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen
- Pflege von Verwaltungsvorlagen für politische Gremien und Überwachung der Umläufe (ALLRIS)
- Pflege von digitalen Datenbanken, Portalen und Webauftritt (Adressdatenbank cobra cmr, Bürgerinformationssystem, Content Management System Typo3, Taskcard etc.)
- Allgemeine Postsachbearbeitung, Sachbearbeitung im Bereich der finanztechnischen Haushaltsführung, Organisation von Dienstreisen und Dienstreiseabrechnungen
Unsere Anforderungen
- Abgeschlossener Vorbereitungsdienst der Laufbahngruppe 1, zweites Einstiegsamt oder abgeschlossene Ausbildung zur_zum Verwaltungsfachangestellten bzw. abgeschlossener Verwaltungslehrgang I oder abgeschlossene Ausbildung zur_zum Bürokauffrau/Kaufmann für Büromanagement im kommunalen öffentlichen Dienst in NRW
- Alternativ können Bewerber_innen zugelassen werden, die über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung in einem anerkannten Ausbildungsberuf mit einer Ausbildungsdauer von mindestens drei Jahren (vorzugsweise Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Industriekauffrau/Kaufmann, Kauffrau/Kaufmann für Marketingkommunikation, Veranstaltungskauffrau/ Veranstaltungskaufmann) und über mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Tätigkeit verfügen und bereit sind, sich in eine neue Rechtsmaterie einzuarbeiten und den verpflichtenden Verwaltungslehrgang I zu absolvieren
- Hohes Engagement und Verantwortungsbewusstsein
- Fähigkeit, strukturiert und organisiert zu arbeiten, sehr gute Auffassungsgabe und gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift
- Freude am Umgang mit Menschen, interkulturelle Kompetenz und Teamfähigkeit
- Flexibilität und Belastbarkeit
- Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit Office-Programmen, Freude am Arbeiten mit digitalen Lösungen
Infos zur Stelle
Sind Sie bereit für eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Herausforderung? Wir suchen eine engagierte Persönlichkeit für die Assistenz der Amtsleitung im Bildungsbüro, die mit Freundlichkeit, Organisationstalent und einer Prise Gelassenheit auch in stressigen Momenten glänzt. Wenn Sie Freude daran haben, täglich neue Herausforderungen zu meistern und auch bei vielen Aufgaben oder kurzfristigen Änderungen den Überblick behalten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!
Ihre Aufgaben sind vielfältig und spannend. Sie unterstützen die Amtsleitung bei administrativen und operativen Aufgaben. Dabei kommunizieren Sie mit internen und externen Partner_innen, treffen eigenverantwortlich Vorbereitungen und behalten Fristen stets im Blick. Als zentrale Ansprechperson sorgen Sie für einen reibungslosen Informationsfluss – intern wie extern. Dabei arbeiten Sie in einem motivierten und kollegialen Team, das Sie unterstützt und wertschätzt.
Die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit sollte sich auf 4 Tage die Woche verteilen.
Rückfragen bitte unter Angabe der folgenden Kennung: A 43 - 256
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Wir sind daran interessiert, Dich kennenzulernen! Also melde Dich gerne bei uns!
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Weil Du es
uns wert bist!
Die StädteRegion Aachen fördert aktiv die Gleichstellung aller Mitarbeitenden.
Sie strebt an, dass sich die gesellschaftliche Vielfalt der Region auch bei den Beschäftigten widerspiegelt und begrüßt deshalb Bewerbungen von Personen, unabhängig von kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität. Im Interesse der Frauenförderung werden Frauen ausdrücklich zur Bewerbung ermutigt. Menschen mit Behinderung werden ebenfalls gebeten, sich zu bewerben.
Über uns
Fakten
Die StädteRegion Aachen ist ein innovativer Gemeindeverband im Dreiländereck Belgien, Niederlande und Deutschland. Zehn Städte und Gemeinden haben ihre regional bedeutsamen Aufgaben in dieser leistungsorientierten und mitarbeiterfreundlichen Verwaltung gebündelt. Wir kümmern uns um das Wohl von insgesamt etwa 563.000 Menschen.
Keine leichte Aufgabe, aber wir haben eine klare Mission: Unsere Region lebenswerter, sozial gerechter und zukunftssicherer zu machen.
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Also melde Dich gerne
bei
uns!
Zum Aufgabengebiet
Nadejda Pondeva
Amtsleitung
Tel.: 0241 5198 - 4318 nadejda.pondeva@staedteregion-aachen.de
Zum Recruitingprozess
Larissa Zdunek
Personalsachbearbeitung
Tel.: 0241 5198 - 2194 larissa.zdunek@staedteregion-aachen.de
Barbara van Rey
Stv. Amtsleitung
Tel.: 0241 5198 - 4309 barbara.vanrey@staedteregion-aachen.de
