Die

StädteRegion Aachen

sucht

zum nächstmöglichen Zeitpunkt

für das
A 38/ Amt für Rettungswesen und Bevölkerungsschutz, 

eine

Amtsleitungsassistenz (m/w/d).


Es handelt sich um eine unbefristet zu besetzende Vollzeitstelle, welche nach Entgeltgruppe 8 TVöD bzw. nach Besoldungsgruppe A 7/A 8  LBesG NRW bewertet ist. Die Stelle ist teilbar, sofern die ganztägige Besetzung des Arbeitsplatzes gewährleistet ist. Die Eingruppierung erfolgt in Abhängigkeit der persönlichen Voraussetzungen. Dienstort ist die Gemeinde Simmerath.

Aufgabenschwerpunkte:


          Durchführung von Assistenzaufgaben für die Amtsleitung:
  • Leitung einer aus allen Arbeitsgruppen bestehenden einzurichtenden Projektgruppe zur Einführung eines elektronischen Aktenplanes sowie Überwachung dessen Umsetzungsprozesses
  • Verwaltung und Strukturierung der Unterlagen der vielfältigen Gremien, an denen die Amtsleitung beteiligt ist oder die von dieser organisiert werden müssen (Einladungen, Protokolle, Aktenführung)
  • Erstellung von Präsentationen (Power-Point) nach Vorgaben der Amtsleitung
  • Unterstützung der Amtsleitung in besonderen Einsatzlagen, ggfls. auch außerhalb der üblichen Arbeitszeiten
  • Organisatorische Vorbereitung von Veranstaltungen und Übungen (Preisvergleiche, Referentenbetreuung, Durchführung etc.)
  • Schriftliche Korrespondenz sowie Anlage und Korrektur von Vorlagen in der Software "ALLRIS" nach Vorgabe der Amtsleitung
  • Verwaltung der Handakten der Mitarbeitenden des Amtes sowie des Posteingangs
  • Bewertung und Verteilung der täglichen Pressemitteilungen
  • Terminorganisation und -koordination für die Amtsleitung
  • Eingabe der Veranstaltungen am Standort Simmerath in der "Welcome"-Software, Aushang von Veröffentlichungen am "Schwarzen Brett" sowie Bestückung der Imformationsständer im Amt
  • Kalenderverwaltung der Schulungsräume in Simmerath und der Rettungswachen
  • Telefonzentrale für die Amtsleitung und andere Mitarbeitende des Amtes nach Vereinbarung
  • Zeitexperte/Zeitexpertin
  • BIS-Autor_in
  • Erfassung von Unterlagen in der Vertragsdatenbank, Termin- und Fristenüberwachung
  • Entwicklung und Verwaltung von Vordrucken
  • Vordruck- und Büromaterialbestellung für das gesamte Amt
  • Verwaltung der Bücherei (Bestellung von Zeitschriften und Büchern, Erfassen in der Citavi-Software, Auskunfts-, Ausleihservice)

    Haushaltsangelegenheiten:

  • Rechnungslegung für Rechnungen, die auf alle Produkte des Amtes entfallen
  • Bearbeitung des Funktionspostfaches (RechnungsWorkFlow)
  • Verwaltung der Tankkarten aller Fahrzeuge in Verwantwortlichkeit des A 38
  • Führung der Bargeldkasse

    Arbeitsschutz:
  • Verwaltung (z.B. Überprüfung der Vollständigkei der Gefährdungsbeurteilungen und der Durchführung der jährlichen Belehrungen nach UVV)
  • Vorbereitung eigener Belehrungen sowie Überwachung neuer Rechtsvorschriften

Anforderungen:
  • Erfolgreich abgeschlossener Vorbereitungsdienst der Laufbahngruppe 1, zweites Einstiegsamt bzw. abgeschlossene Ausbildung zur_m Verwaltungsfachangestellten bzw. abgeschlossener Verwaltungslehrgang I oder abgeschlossene Ausbildung zur_zum Kauffrau_Kaufmann für Büromanagement im kommunalen öffentlichen Dienst in Nordrhein-Westfalen oder als Fachangestelle_r für Arbeitsförderung
  • alternativ können Bewerber_innen zugelassen werden, die nicht über eine der vorgenannten Ausbildungen bzw. Qualifikationen verfügen, jedoch eine mindestens dreijährige Ausbildung in einem anerkannten kaufmännischen Ausbildungsberuf abgeschlossen haben und über eine mindestens dreijährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Verwaltungstätigkeit (z.B. in einem Sekretariat, in einem Vorzimmer, als Assistenz der Geschäftigsführung, etc.) verfügen und bereit sind, den verpflichtenden Verwaltungslehrgang I zu absolvieren
  • Gute Auffassungsgabe sowie Fähigkeit strukturiert und organisiert zu arbeiten
  • Verschwiegenheit und Loyalität
  • Ausgeprägte Arbeitssorgfalt, Zuverlässigkeit, Selbständigkeit und Eigeninitiative in der Aufgabenwahrnehmung, Fähigkeit zur Prioritätensetzung
  • Hohes Maß an Engagement, Verantwortungsbewusstsein und Belastbarkeit
  • Gutes Ausdrucksvermögen in Schrift und Sprache
  • Gute EDV-Kenntnisse im Bereich windowsbasierter Betriebssysteme und den Hauptanwendungen des Office-Paketes
  • Kenntnisse in ALLRIS erwünscht
  • Besitz der  Fahrerlaubnis Klasse B erwünscht
  • Teamfähigkeit, Belastbarkeit, Flexibilität
  • Bürgerfreundlichkeit
  • Bereitschaft zur Mitwirkung bei besonderen Ereignissen (z.B. Einsatzlagen) und Aufgaben im Amt 38
  • Bereitschaft zur eigenen kontinuierlichen Fort- und Weiterbildung
  • Flexibilität und Bereitschaft, nach Absprache auch über den Gleitzeitrahmen hinaus die Arbeitszeit den dienstlichen Gegebenheiten anzupassen
  • interkulturelle Kompetenz
Die StädteRegion Aachen ist ein innovativer Gemeindeverband im Dreiländereck Belgien, Niederlande und Deutschland. Zehn Städte und Gemeinden haben ihre regional bedeutsamen Aufgaben in dieser leistungsorientierten und mitarbeiterfreundlichen Verwaltung gebündelt. Gleitende Arbeitszeiten, ein eigener Betriebskindergarten, einen Familienservice, das kostengünstige Jobticket sowie ausgezeichnete Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten prägen die Arbeit der über 2.200 Mitarbeitenden, die sich um das Wohl von insgesamt etwa 555.000 Menschen kümmern.

Die StädteRegion Aachen fördert aktiv die Gleichstellung aller Mitarbeitenden. Sie strebt an, dass sich die gesellschaftliche Vielfalt der Region auch bei den Beschäftigten widerspiegelt und begrüßt deshalb Bewerbungen von Personen, unabhängig von kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität. Im Interesse der Frauenförderung werden Frauen ausdrücklich zur Bewerbung ermutigt. Behinderte Menschen werden ebenfalls gebeten, sich zu bewerben.

Bei Interesse bewerben Sie sich bitte online bis zum 30.06.2022 und fügen Ihrer schriftlichen Bewerbung Lebenslauf, Zeugnisabschriften und lückenlose Tätigkeitsnachweise bei.

Für Fragen zum Aufgabengebiet steht Ihnen innerhalb der Ausschreibungsfrist die zuständige Amtsleiterin, Frau Cremer (Tel. 0241/ 5198 - 3800), gerne zur Verfügung.

Städteregionsrat der StädteRegion Aachen
A 10 – Zentrale Dienste
Kennwort: A 38 - 94
52090 Aachen


Sollten Sie Bewerbungsunterlagen postalisch zusenden und eine spätere Rücksendung wünschen, werden Sie gebeten, einen ausreichend frankierten Rückumschlag beizufügen. Ohne diesen kann eine Rücksendung aus Gründen der Kostenersparnis nicht erfolgen. Es wird zugesagt, dass die nicht zurückgesandten Bewerbungsunterlagen datenschutzkonform vernichtet werden.

Kosten, die im Zusammenhang mit der Bewerbung entstehen, werden nicht erstattet.


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