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Assistenz der Amtsleitung (m/w/d)

im A 36/ Straßenverkehrsamt und starte zum nächstmöglichen Zeitpunkt.

Du willst bedeutungsvolle Aufgaben leisten und die Zukunft der StädteRegion Aachen gemeinsam mit über 2.500 Mitarbeitenden gestalten?

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unbefristet

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EG 8 TVöD bzw. A 7/A 8 LBesG NRW

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Teilzeit 25 Wochenstunden

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Würselen

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Bewerbungsschluss: 14.02.2025

Bewerbungsschluss: 14.02.2025

Bewerbungsschluss:

Bewerbungsschluss: 31.12.2024

Bewerbungsschluss: 26.04.2024

Bewerbungsschluss: 31.03.2025

Deine Aufgaben

  • Sekretariatsaufgaben für die Amtsleitung und das Amt (vor allem Bearbeitung des Mailpostfachs, Gewährleistung der telefonischen Erreichbarkeit, Telefonverkehr, Terminplanung und -verfolgung, Pflege des Schriftverkehrs, Protokollführung, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen sowie Pflege von Vorlagen des Amtes für Behördenleitung oder politische Gremien)
  • Führung der Personalwiedervorlage verbunden mit Terminüberwachung und Informationsbereitstellung für die betroffenen Organisationseinheiten
  • Beschwerdemanagement, d.h. Annahme und Bearbeitung von Beschwerden mit Unterstützung durch die fachlichen Ansprechpartner_innen, Führung der Beschwerdeliste und Fertigung von Auswertungen
  • Zeitbeauftragte_r, d.h. Pflege und Support des Zeitmanagementsystems für das Amt

Unsere Anforderungen

  • abgeschlossener Vorbereitungsdienst der Laufbahngruppe 1, zweites Einstiegsamt (ehemals Ausbildung im mittleren nichttechnischen Verwaltungsdienst) oder erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur_zum Verwaltungsfachangestellten bzw. erfolgreich abgeschlossener Verwaltungslehrgang I oder abgeschlossene Ausbildung zur_zum Fachangestellten für Arbeitsförderung oder Kauffrau/-mann für Büromanagement im kommunalen öffentlichen Dienst in NRW oder
  • abgeschlossene Ausbildung zur_zum Notarfachangestellten, Justizfachangestellten, Rechtsanwaltsfachangestellten, Sozialversicherungsfachangestellten und die Bereitschaft zum Besuch des Basislehrgangs (150 Stunden)
  • alternativ können Bewerber_innen zugelassen werden, die über eine andere förderliche, abgeschlossene Ausbildung (u.a. Kauffrau/-mann für Büromanagement, Steuerfachangestellte_r, Bank-, Industrie-, Groß- und Außenhandelskauffrau/-mann) verfügen und bereit sind, sich in eine neue Rechtsmaterie einzuarbeiten und den Basislehrgang (150 Stunden) zu besuchen
  • Loyalität und Verschwiegenheit gepaart mit Teamfähigkeit in einem kleinen Team von fünf Personen
  • Kommunikations- und Konfliktlösungskompetenz, mündlich und schriftlich mit Rücksicht auf verschiedene Zielgruppen (Mitarbeitende, Führungskräfte, Bürger_innen, Unternehmensvertretungen -auch als Beschwerdeführende-, Querschnittsämtern gepaart mit interkultureller Kompetenz
  • Engagement und Selbständigkeit gepaart mit Organisationstalent, Verantwortungsbewusstsein und Umsetzungsstärke
  • Anpassungsfähigkeit an digitale und tatsächlich neue Anforderungen verbunden mit Sicherheit in der Anwendung von Office-Programmen
  • Stressresistenz im Sinne des strukturierten Arbeitens und hoher Arbeitsqualität, auch bei häufigen Arbeitsunterbrechungen

Infos zur Stelle

Die Stelle ist unbefristet zu besetzen.

Das Straßenverkehrsamt ist ein modernes, innovatives Bürgeramt, das pro Jahr bis zu 150.000 Bürger_innen und Unternehmen Serviceleistungen rund um das Thema Verkehr anbietet. Gleichzeitig ist dieses Amt eine Sonderordnungsbehörde, die Fahrzeuge, Verkehrsteilnehmende und Unternehmen aus dem Verkehr zieht, die die Verkehrssicherheit nachhaltig gefährden.

Die Dienstleistungen werden noch größtenteils in Präsenz erbracht. Für die meisten stehen jetzt bereits Online-Alternativen zur Verfügung.

In Deinem neuen Wirkungsbereich bis Du Ansprechpartner_in für alle Mitarbeitenden und Bürger_innen, aber auch für Behörden, Ämter und die Behördenleitung, die die Amtsleitung ansprechen wollen.

Du bist die_der Richtige an dieser Stelle, wenn Du über ein freundliches, zuvorkommendes, servicebereites Wesen verfügst. Aber auch, wenn Du Dich in die Belange Deiner Ansprechpartner_innen versetzen kannst, ihre Anliegen verstehst und ihre Beschwerden beantworten kannst, erfüllst Du das Profil. Du erkennst die Grenzen Deiner Möglichkeiten und schaltest Fachspezialist_innen bzw. Deine Amtsleitung bei Bedarf ein. Du kannst mit jeglicher Zielgruppe kommunizieren und verfügst über die Fähigkeit deeskalierend zu wirken. Damit sorgst Du im Rahmen Deines Wirkungskreises für ein positives und kompetentes Image des Amtes.

Dabei bist Du organisiert, beweglich, von schneller Auffassungsgabe und kommst schnell ins Handeln bei hoher Leistungsqualität, ohne Dich durch die vielen Ansprechpartner_innen aus dem Konzept bringen zu lassen. Du bist flexibel und teamfähig in einem kleinen, funktionierenden, vertrauensvoll zusammenarbeitenden Team.

Rückfragen bitte unter Angabe der folgenden Kennung: A 36 - 10

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Wenn Du Dich darin wiedererkennst und die formalen Voraussetzungen erfüllst, bewerbe Dich gerne. Wir freuen uns auf Dich!

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Die StädteRegion Aachen fördert aktiv die Gleichstellung aller Mitarbeitenden.

Sie strebt an, dass sich die gesellschaftliche Vielfalt der Region auch bei den Beschäftigten widerspiegelt und begrüßt deshalb Bewerbungen von Personen, unabhängig von kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität. Im Interesse der Frauenförderung werden Frauen ausdrücklich zur Bewerbung ermutigt. Menschen mit Behinderung werden ebenfalls gebeten, sich zu bewerben.

Über uns

Fakten

Die StädteRegion Aachen ist ein innovativer Gemeindeverband im Dreiländereck Belgien, Niederlande und Deutschland. Zehn Städte und Gemeinden haben ihre regional bedeutsamen Aufgaben in dieser leistungsorientierten und mitarbeiterfreundlichen Verwaltung gebündelt. Wir kümmern uns um das Wohl von insgesamt etwa 563.000 Menschen.

Keine leichte Aufgabe, aber wir haben eine klare Mission: Unsere Region lebenswerter, sozial gerechter und zukunftssicherer zu machen.

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Marlene Maaßen

Amtsleitung

Tel. 0241/ 5198-6510 marlene.maassen@@staedteregion-aachen.de

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Larissa Zdunek

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